HOJAS DE CALCULO

Definición de Hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa o aplicación informática que permite la manipulación sobre datos números dispuestos en tablas para la operación sobre cálculos complejos de contabilidad, finanzas y negocios .

La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.

Características de las Hojas de calculo

Además de ejecutar muchos tipos de cálculos, los programas de hojas de cálculo tienen algunas características similares a las que ofrecen los procesadores de texto, como la habilidad de capturar, mover, copiar, eliminar y pegar información que se encuentra en las celdas, grupos de celdas y filas o columnas. Las hojas de cálculo también se guardan como archivos electrónicos y pueden desplegarse, editarse, imprimirse y eliminarse. Esto implica que se pueden guardar varias versiones de los documentos en caso de que se necesite acceder a ellos posteriormente. También se puede copiar, mover y pegar información de varias hojas de cálculo.

La mayoría de los programas de hojas de cálculo ofrecen ciertas características básicas:

La función de cálculo puede sumar, restar, multiplicar y dividir elementos mediante la fórmula que se escribe en una celda. También hay fórmulas predeterminadas llamadas funciones, que pueden ejecutar cálculos sencillos o relativamente complejos en un orden o estructura determinada, mediante valores específicos llamados argumentos. Algunas de las funciones más comunes que usan las hojas de cálculo son la "suma" para añadir números a un rango de celdas, el "promedio" para calcular el valor promedio de un grupo de celdas y "redondeo" para redondear un número de alguna celda.

La función de gráficos crea gráficas basándose en la información que se ingresó en una hoja de trabajo. Una vez que se crea un vínculo entre la hoja de trabajo y la gráfica, esta se actualiza de forma automática con los valores que se ingresan en la hoja de trabajo.

La función de insertar permite añadir celdas, filas y columnas en cualquier parte del documento, así como caracteres e información en las celdas.

La función de copiado duplica la información de una celda, de un grupo de celdas y de las filas y columnas de un documento.

La función de eliminar permite borrar caracteres y palabras dentro de las celdas, grupos de celdas, filas y columnas.

La función de pegar inserta material removido o copiado de unas celdas a otras.

La función de formato se utiliza para dar formato a un documento, pudiendo especificar la página, el margen y el tamaño del tabulador, así como las características de diseño especial como el tipo de fuente, el color, las negritas, itálicas, subrayado y resaltado.

La función de búsqueda y reemplazo localiza determinados caracteres, palabras o frases dentro del documento y las substituye por otras.

La función de administración de archivos permite almacenar, acceder, mover y eliminar los archivos de la computadora.

La función de impresión produce una copia en papel del documento que se preparó con el programa de la hoja de cálculo y que se almacenó electrónicamente.

 

Además de estas características básicas, algunos programas de hojas de cálculo son capaces de insertar encabezados y pies de página, ofreciendo funciones adicionales como clasificación, revisión ortográfica y rastreo de cambios, entre otras.

En un documento de hoja de cálculo también se pueden insertar imágenes y diagramas, aunque resulta más complicado que en los que usan el procesador de textos.

La lista de características disponibles en un programa de hoja de cálculo continúa incrementándose conforme se introducen nuevas versiones en el mercado.

Existen muchos libros, revistas y sitios red que asisten para elegir el programa de hoja de cálculo más conveniente. En muchos casos, los programas de hojas de cálculo son suministrados o vienen incluidos con el equipo de cómputo, ya sea como parte del acuerdo de compra o como un estándar industrial o gubernamental.

Es conveniente que el personal del organismo electoral reciba capacitación sobre cómo usar las hojas de cálculo. La mayoría de los países cuentan con capacitadores externos, sin embargo, es recomendable que el organismo electoral cuente con personal cualificado que pueda capacitar a otros al interior. La mayor parte de los paquetes de programas de cómputo incluyen manuales para el usuario y tutoriales que se despliegan en la pantalla.

Los programas de hojas de cálculo se utilizan de mejor forma cuando la información se analiza en dos  dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintos tipos de variables, o cuando se tienen  diferentes relaciones entre las variables, las bases de datos interrelacionadas constituyen el método más eficiente para registrar y analizar la información.

Principales hojas de cálculo

• Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office.
• Sun: StarOffice Calc, paquete StarOffice.
• OpenCalc: paquete OpenOffice.
• IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite.
• Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect.
• KSpread: paquete KOffice, paquete gratuito de Linux